27th IATEFL Poland Conference
21-23 September 2018 Wrocław

Regulamin 27. Międzynarodowej Konferencji IATEFL Poland

27th  International IATEFL Poland CONFERENCE

WROCŁAW 21-23 WRZEŚNIA 2018r.

 

REGULAMIN KONFERENCJI

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.    Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) znajduje zastosowanie do wszystkich osób biorących udział w 27 Międzynarodowej Konferencji Stowarzyszenia Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce (IATELF Poland), która odbędzie się we Wrocławiu w dniach 21-23 września 2018 roku.
2.    Dla potrzeb niniejszego Regulaminu wymienionym poniżej pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

a.    Konferencja – międzynarodowa konferencja organizowana przez  Stowarzyszenie Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce, która odbędzie się we Wrocławiu w dniach 21-23 września 2018 roku;
b.    Organizator - Stowarzyszenie Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce z siedzibą w Krakowie (31-126), przy ul.  Michałowskiego 4, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 64716;
c.    Uczestnik (Participant) – osoba biorąca udział w Konferencji, będąca członkiem Stowarzyszenia Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce lub nie należąca do tej organizacji, która nie jest Wystawcą;
d.    Prezenter (Speaker) – Uczestnik, który wygłasza odczyt podczas Konferencji;
e.    Wystawca (Exhibitor) – przedsiębiorca biorący udział w Konferencji i prezentujący podczas niej swoje towary lub usługi na Stoisku; Wystawca nie jest uprawniony do słuchania odczytów;
f.    Stoisko – powierzchnia wystawiennicza przeznaczona dla danego Wystawcy, zlokalizowana w miejscu konferencyjnego venue o określonej wielkości i oznaczona stosownym numerem; plan dostępnych Stoisk wraz z ich wymiarami znajduje się na Stronie Internetowej;
g.    Strona Internetowa – strona internetowa www.iatefl.org.pl, prowadzona przez Organizatora, zawierająca m.in. informacje dotyczące Konferencji.

II. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU UCZESTNIKÓW

1.    Zgłoszenia udziału w Konferencji przez Uczestnika dokonuje się wyłącznie w okresie od dnia 19.03.2018 do dnia 10.09.2018 roku przez: wypełnienie formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na Stronie Internetowej - w zakładce „register online”, akceptację niniejszego Regulaminu oraz przesłanie formularza do Organizatora poprzez przyciśnięcie okienka AKCEPTUJĘ. Instrukcja pomocnicza zgłoszenia udziału w języku polskim i angielskim znajduje się na tej samej Stronie Internetowej. W razie zgłoszenia udziału po dniu 10.09.2018 roku Organizator nie gwarantuje dostępności wszystkich opcji uczestnictwa, w tym noclegu czy udziału w Evening Entertainment.
2.    Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie przez Uczestnika błędnych danych w formularzu zgłoszeniowym.
3.    Po przesłaniu formularza zgłoszeniowego nie jest możliwa zmiana zgłoszonego Uczestnika.
4.    Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego, akceptacji Regulaminu i przesłaniu go do Organizatora, na Stronie Internetowej powinien pojawić się komunikat: "Zgłoszenie zakończone pomyślnie". W ciągu 24 godzin Uczestnik powinien także otrzymać potwierdzenie zgłoszenia uczestnictwa przesłane na adres poczty e-mail podany przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym. Brak któregoś z powyższych potwierdzeń może oznaczać, że zgłoszenie z powodu błędu sprzętowego lub na łączach internetowych - nie zostało dokonane w sposób prawidłowy.
OBOWIĄZEK WERYFIKACJI PRAWIDŁOWOŚCI DOKONANIA ZGŁOSZENIA OBCIĄŻA UCZESTNIKA.
5.    Zgłoszenie udziału po rozpoczęciu Konferencji, to jest po dniu 21 września 2018 roku, nie jest możliwe.

III. OPŁATY

1.    Udział w Konferencji jest odpłatny. Wysokość opłaty określa tabela stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2.    Dokonując zapłaty opłaty za udział w Konferencji Uczestnik – członek Stowarzyszenia Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce może jednocześnie zapłacić składkę członkowską na następny rok (w takim wypadku Uczestnik powinien zaznaczyć odpowiednie okienko w formularzu zgłoszeniowym).
3.    Po dokonaniu zgłoszenia udziału w Konferencji Uczestnik jest zobowiązany do dokonania opłaty w terminie zadeklarowanym w formularzu zgłoszeniowym. Dopiero po wpływie opłaty na rachunek bankowy Organizatora Uczestnik jest zarejestrowany. W przypadku przesłania formularza zgłoszeniowego i nie dokonania płatności opłaty do dnia wynikającego z zadeklarowanej opcji uważa się, iż Uczestnik poniesie wyższy koszt (np. opłata w opcji late zamiast early).
4.    Datą określającą wysokość opłaty rejestracyjnej jest data wpływu opłaty na rachunek bankowy Organizatora. W przypadku wcześniejszej rejestracji i dokonania przelewu w kolejnym przedziale czasowym określonym przez Organizatora w formularzu zgłoszeniowym, Uczestnik zobowiązuje się do uregulowania opłaty ustalonej dla przedziału czasowego (early < late), w którym dokonywana jest płatność opłaty, a w przypadku omyłkowo dokonanej niższej wpłaty - do niezwłocznej dopłaty różnicy.
5.    Przy dokonywaniu wpłaty opłaty w tytule wpłaty należy podać następujące dane: imię i nazwisko uczestnika/ków oraz w miarę możliwości także informację: "wpisowe lub/i obiady lub/i śniadania lub/i Evening Ent. lub/i nocleg". Na Konferencję należy zabrać ze sobą potwierdzenie dokonania wpłaty lub wcześniej potwierdzić e-mailowo fakt jej dokonania z Organizatorem. W przypadku większej liczby Uczestników i zróżnicowanego zamówienia na noclegi/posiłki konieczne jest przesłanie do Organizatora za pośrednictwem poczty e-mail listy nazwisk Uczestników oraz szczegółów zamówienia.
6.    Faktury wystawiane są przez Organizatora na podstawie danych określonych przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym. Informacja, czego i kogo dana faktura dotyczy dopisywana jest automatycznie przez system, nie należy więc dopisywać swojego nazwiska przy nazwie firmy, chyba, że w tej nazwie widnieje nazwisko Uczestnika.

IV. ZGŁOSZENIE PREZENTERÓW

1.    Uczestnicy zainteresowani wygłoszeniem odczytu podczas Konferencji powinni:

a.    dokonać zgłoszenia w sposób opisany w pkt. II powyżej,
b.    zgłosić się do Organizatora jako Prezenter wypełniając stosowny formularz zamieszczony na Stronie Internetowej - w zakładce „register online” i przesyłając go do Organizatora poprzez przyciśnięcie okienka AKCEPTUJĘ.

2.    W zgłoszeniu Prezenter jest zobowiązany podać temat odczytu (maksymalnie 10 słów), streszczenie odczytu (maksymalnie 60 słów), informacje o sobie (notkę biograficzną), a także wymagania sprzętowe (np. projektor multimedialny, tablica typu flip chart, etc). Organizator nie zapewnia Prezenterowi możliwości korzystania z komputera typu laptop.
3.    Prezenter powinien zgłosić propozycję odczytu najpóźniej do dnia 31.05.2018 roku. Zgłoszenia dokonane po tym dniu nie będą rozpatrywane.
4.    W terminie do dnia 15.06.2018 Organizator potwierdzi możliwość wygłoszenia przez Prezentera odczytu na zaproponowany przez niego temat. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy wygłoszenia odczytu na zaproponowany temat bez konieczności podawania uzasadnienia.
5.    Prezenter, który otrzymał od Organizatora potwierdzenie możliwości wygłoszenia odczytu, jest zobowiązany ponownie potwierdzić swój udział w Konferencji i gotowość wygłoszenia odczytu w terminie do dnia 09.07. 2018  roku. Brak ponownego potwierdzenia w zakreślonym wyżej terminie jest równoznaczny z rezygnacją z wygłoszenia odczytu.
6.    Po dokonaniu ponownego potwierdzenia, o którym mowa w pkt. 5 powyżej, Organizator poinformuje Prezentera o dokładnej dacie i godzinie wygłoszenia odczytu.

V. UDZIAŁ W KONFERENCJI

1.    Każdy Uczestnik, który dokonał rezerwacji, powinien zgłosić się do działającego w dniach
21-23.09.2018 roku punktu rejestracji:  „registration desk“. Udział w Konferencji bez uprzedniego zgłoszenia w „registration desk” jest niemożliwy.
2.    Każdy Uczestnik, który zgłosił się do „registration desk” otrzymuje pakiet konferencyjny, w którym m.in. znajduje się faktura za udział w Konferencji, identyfikator, zaświadczenie uczestnictwa oraz ewentualnie talony na posiłki i Evening Entertainment. Ewentualny brak faktury należy zgłosić Organizatorowi.
3.    Ewentualna niemożność odebrania przez Uczestnika pakietu konferencyjnego w „registration desk” może być spowodowana nieścisłościami pomiędzy danymi podanymi w formularzu zgłoszeniowym a dokonaną płatnością opłaty. W takim wypadku Uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem w Biurze Konferencji.
4.    Uczestnik powinien posiadać własny identyfikator podczas przebywania w miejscu odbywania się Konferencji. Przekazywanie przez Uczestnika identyfikatora osobom trzecim jest zabronione.

VI. NOCLEGI

1.    Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu na czas Konferencji.
2.    Rezerwacja noclegów w hotelach odbywa się bez udziału i pomocy Organizatora. Uczestnik może uzyskać promocyjne stawki na nocleg w niektórych hotelach na hasło „IATEFL” wynegocjowane przez Organizatora, jednak zamówienie noclegu w hotelu leży w gestii Uczestnika, a płatność dokonywana jest na rachunek hotelu. Organizator nie bierze jakiejkolwiek odpowiedzialności za tę czynność.

VII. POSIŁKI

1.    Podczas Konferencji Organizator może zapewnić dla Uczestnika lub Wystawcy posiłki (to jest śniadania i obiady).
2.    Uczestnik lub Wystawca zainteresowany otrzymaniem posiłków powinien zaznaczyć właściwe okienko w formularzu zgłoszeniowym, w którym mowa w pkt. II.1 powyżej.
3.    Koszt posiłku wskazany jest w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu.
4.    Łączny koszt posiłku powinien być uiszczony w terminie do dnia dokonania płatności za rejestrację. Brak płatności w wyżej wskazanym terminie uważa się za rezygnację z posiłków.
5.    Uczestnik lub Wystawca, który dokonał płatności za posiłki w określonym w ust. 4 terminie, wraz z pakietem konferencyjnym otrzyma bony uprawniające do otrzymania posiłków.

VIII. ZGŁOSZENIE WYSTAWCY

1.    W terminie do dnia 09.07.2018 roku Wystawca zainteresowany określonym Stoiskiem powinien pobrać formularz rezerwacji Stoiska, zamieszczony na Stronie Internetowej - w zakładce „exhibitors”, wypełnić go, zaakceptować Regulamin i przesłać w postaci scanu na adres: exhibitors@iatefl.org.pl. W przypadku rejestracji osób obsługujących powierzchnie wystawiennicze podczas konferencji należy wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony na Stronie Internetowej - w zakładce „register online”, wybrać opcję Wystawcy, zaakceptować niniejszy Regulamin oraz przesłać formularz do Organizatora poprzez przyciśnięcie okienka AKCEPTUJĘ  „accept”.
2.    Wypełnienie formularza rezerwacyjnego i formularza zgłoszeniowego oraz przesłanie ich do Organizatora, a także akceptacja niniejszego Regulaminu są równoznaczne z zawarciem przez Wystawcę z Organizatorem umowy o korzystanie z jednego lub więcej Stoisk podczas Konferencji. Stoisko będące przedmiotem umowy przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy wskazanego w formularzu rezerwacyjnym.
3.    Po zawarciu umowy o korzystanie Organizator zaznaczy na planie wybrane przez Wystawcę stoisko jako „niedostępne” ze wskazaniem nazwy tego Wystawcy.
4.    Z tytułu zawarcia umowy o korzystanie Wystawca jest zobowiązany do zapłaty Organizatorowi wynagrodzenia w wysokości wskazanej w  cenniku stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Wynagrodzenie jest płatne przelewem na rachunek bankowy Organizatora w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy o korzystanie. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Organizatora. Organizator wystawi fakturę VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie VAT i prześle ją Wystawcy drogą elektroniczną na adres e-mail podany przez Wystawcę w formularzu rezerwacji oraz przekaże w wersji papierowej, do rąk własnych podczas Konferencji.
5.    Wystawca jest zobowiązany do przygotowania Stoiska  w pierwszym dniu trwania konferencji (Pt) do godz.12. W przypadku Wystawcy zamierzającego przygotować zabudowę stałą, gdy wymagany jest czas przygotowania dłuższy niż wskazany w ust. powyżej, termin przygotowania Stoiska musi zostać uprzednio uzgodniony z Organizatorem. Wystawca może wówczas przygotować Stoisko w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia Konferencji w uzgodnionych godzinach.
6.    Organizator zapewnia Wystawcy dostęp do energii elektrycznej i innych mediów, ławki i krzesła w zakresie wskazanym w formularzu rejestracyjnym. Późniejsze modyfikacje w tym zakresie są niemożliwe.
7.    Wystawca może prowadzić wszelkie działania promocyjne, marketingowe, reklamowe itp. wyłącznie na swoim Stoisku.
8.    W ramach uiszczonego wynagrodzenia Organizator zamieści materiały reklamowe lub promocyjne Wystawcy w programie Konferencji lub jako wkładki do pakietów konferencyjnych. Wystawca prześle swoje materiały najpóźniej w terminie do dnia 31.08.2018 na adres konferencyjnego venue i osobę wskazaną przez Organizatora w informacji przesłanej zarejestrowanym Wystawcom na 30 dni przed terminem Konferencji. Materiały przesłane po tym terminie nie będą wykorzystane przez Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy firm przesyłkowych, kurierów ani sytuacje losowe. Datą wiążącą jest data dostarczenia materiałów Organizatorowi na wyżej wskazany adres. Materiały przesłane po dniu 31.09.2018 roku będą zwracane Wystawcy na jego koszt i ryzyko.
9.    Wystawca jest uprawniony do przechowywania w dniach 21-23.09.2018 roku materiałów reklamowych, pozycji książkowych i innych, w pomieszczeniu do tego przeznaczonym. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przechowywane materiały.
10.    Wystawca może przystąpić do demontażu Stoiska od dnia 23.09.2018 od godziny 14:00. Demontaż Stoiska i wyniesienie przez Wystawcę wszystkich rzeczy musi zakończyć się do dnia 23.09.2018  roku do godziny 20:00. W przypadku przekroczenia tego terminu Organizator usunie rzeczy na koszt Wystawcy i odda je na przechowanie na koszt i ryzyko Wystawcy.
11.    Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:

a.    rzeczy pozostawione na Stoisku, które zostały utracone lub uszkodzone;
b.    elementy Stoiska, które zostały utracone lub uszkodzone;
c.    szkody wyrządzone Wystawcy przez innego Wystawcę, Uczestnika lub osoby trzecie;

12.    Organizator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o korzystanie wyłącznie w wysokości szkody rzeczywistej poniesionej przez Wystawcę.

IX. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

1.    Do dnia poprzedzającego rozpoczęcie Konferencji Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji.
2.    Rezygnacja wymaga przesłania do Organizatora stosownego powiadomienia na adres e-mail conference@iatefl.org.pl oraz office@iatefl.org.pl Koszty poniesione przez Uczestnika z tytułu noclegu nie należą do rozliczeń Organizatora (vide pkt. VI).
3.    W przypadku rezygnacji Uczestnika będącego członkiem Stowarzyszenia Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce, uiszczona przez niego składka członkowska nie podlega zwrotowi.
4.    Wystawca może zrezygnować ze Stoiska w każdym czasie bez podawania przyczyn. Rezygnacja wymaga przesłania do Organizatora stosownego powiadomienia na adres e-mail exhibitors@iatefl.org.pl. Rezygnacja jest równoznaczna z rozwiązaniem umowy o korzystanie bez wypowiedzenia. Wniesiona opłata zostaje zatrzymana przez Organizatora z uwagi na zamieszczenie inf. o wystawcy w materiałach konferencyjnych (w tym logo) i reklamowych na stronie www.iatefl.org.pl
5.    W razie przesłania Organizatorowi przez Uczestnika rezygnacji do dnia 10.09.2018 roku, Organizator zwróci Uczestnikowi 80% kwoty należnej z tytułu kosztów wybranych opcji rejestracji. W razie przesłania Organizatorowi przez Uczestnika rezygnacji po dniu 10.09.2018 roku, Organizator nie dokonuje żadnego zwrotu  i zatrzymuje 100% kwoty należnej z tytułu przygotowania dla uczestnika zamówionych opcji oraz pakietu konferencyjnego.
6.    W przypadku nieprzesłania Organizatorowi przez Uczestnika rezygnacji z udziału w Konferencji i niewzięcia w niej udziału, Uczestnik jest zobowiązany do zapłaty całej opłaty za udział w Konferencji.
7.    W przypadku nieprzesłania Organizatorowi przez Wystawcę rezygnacji ze Stoiska i nieskorzystania z niego, Wystawca jest zobowiązany do zapłaty całego wynagrodzenia.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.    Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 19.03.2018 roku.
2.    Wpłaty należy dokonywać na następujący rachunek bankowy Organizatora:
Stowarzyszenie Nauczycieli Języka Angielskiego w Polsce
Al. Ujazdowska 58E  59-900 Zgorzelec, NIP 676 20 81 276
Bank Zachodni WBK 9 oddział Warszawa, nr 16 1090 1883 0000 0001 0194 5244
3.    W przypadku niejasności, pytań, problemów i zastrzeżeń, należy kontaktować się z Organizatorem: e- mail: office@iatefl.org.pl  lub conference@iatefl.org.pl.
4.    Załączniki do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część.
5.    Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem a Wystawcą będą rozpatrywane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora.
6.    W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa polskiego.

International Association of Teachers of English as a Foreign Language

is the organiser of the IATEFL Annual Conference:  

  • Three days of intensive training seminars, plenaries, and discussion groups, live lessons with learners
  • 120+ workshops on new teaching trends and techniques
  • Presentations given by top ELT specialists and writers- meet them in person!
  • Thousands of recent ELT publications on display & sold at generous discounted rates
  • High-quality daytime and evening social programmes
  • Approx.1,000 participants each year
  • Numerous opportunities to make new friends & forge useful business contacts
  • Over 100 items in the free prize draw including summer training courses in Great Britain
  • Wide-range of accommodation organised near the Conference venue to suit your tastes!
  • Up-to-date information and materials available on exam courses and professional bodies
  • Supportive and friendly atmosphere, aided by active monitors and IATEFL Help-desk

 

Contact:
E-mail:  conference@iatefl.org.pl
Telephone:  (048) 510865100

Polityka cookies

Our website use cookie to help us improve your experience and we do not store any personal information about you. By continuing to browse the site we understand this is acceptable to you.aaa